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Comment réserver - Pour les séjours tout compris

Quand réserver ?

Le plus tôt possible, car ainsi vous êtes sûrs que votre inscription soit prise en compte et vous augmentez les chances de départ du séjour ou circuit en question. En effet, un séjour est assuré lorsqu'il y a suffisamment d'inscrits pour que le départ soit confirmé. Conformément à la loi, nous prenons une décision définitive 20 jours avant le départ pour un séjour dont la durée dépasse six jours et décision 7 jours avant le départ pour un séjour de six jours ou moins. Si le séjour est annulé, nous vous en avisons immédiatement et vous proposons plusieurs solutions de remplacement. Si aucune ne vous convient, vous serez remboursé intégralement.

Comment réserver ?

L'inscription est effective dès que nous recevons votre bulletin d'inscription signé accompagné d'un acompte de 35 % (à plus de 35 jours du départ) ou de la totalité du règlement (à moins de 35 jours). Attention ! N’adressez jamais de chèque seul sans bulletin d’inscription.

Sur ce bulletin d’inscription doit figurer le nom, le prénom, la date de naissance et l’adresse de chaque participant (même s'il s'agit de la même famille).

Pour les voyages à l'étranger, renseignez aussi le n° de passeport, la date de validité et le nom de famille exact figurant sur le passeport, pour chacun des participants. Vous pouvez aussi nous joindre une photocopie de cette pièce d’identité.

Pour vous inscrire, 2 alternatives :

Par internet :

Rendez-vous sur notre site : www.arcanson.com. Choisissez le circuit et votre date de départ, puis cliquez sur le bouton "Réserver" à côté de cette date. Remplissez alors le formulaire qui s'affiche, et choisissez votre mode de règlement :
- Carte bancaire : paiement en ligne sécurisé
(mode de règlement impératif pour toute inscription à moins de 15 jours du départ),
- Chèque français à l'ordre d'Arcanson : à nous envoyer par courrier,
- Virement (frais à votre charge) : coordonnées disponibles en fin de formulaire.

Par courrier :

Remplissez un bulletin d'inscription et retournez-le nous par courrier, accompagné de votre règlement. Vous n’avez pas ce bulletin ? Nous pouvons vous le faire parvenir sur simple demande.
Toute inscription sur papier libre suppose que vous acceptiez nos conditions de vente. 

Confirmation de réservation :

À réception de votre fiche d'inscription et du règlement, nous traitons votre réservation.

Celle-ci vous sera confirmée par courrier électronique ou postal après vérification de l’encaissement du prix réglé et de la disponibilité des prestations à votre date de départ.
Si le séjour souscrit est complet et/ou indisponible, nous vous rembourserons l’intégralité des sommes versées.

Attendez cette confirmation pour acheter vos titres de transport.

Pour les séjours accompagnés, si vous venez en train, attendez que le séjour soit assuré pour prendre votre billet, puisque certains billets ne sont pas remboursables et/ou pas échangeables.

Conditions

ANNULATION

De notre part :

ARCANSON se réserve le droit d'annuler un séjour en cas d'insuffisance de participants (6 minimum, sauf cas particuliers précisés) ou par suite de conditions particulières qui risqueraient de compromettre le bon déroulement du séjour. En cas d'insuffisance de participants, ceux-ci seront prévenus dans un délai minimum de 21 jours. Il vous sera proposé plusieurs solutions de remplacement. Si aucune solution ne vous convient, vous serez remboursé intégralement.

De votre part :

Lorsque vous annulez et quelqu’en soit la raison, il est nécessaire de prévenir Arcanson, et votre assureur, le plus rapidement possible par téléphone et e-mail ou lettre.

L’annulation du séjour ne dispense pas du paiement intégral du prix du séjour ; toute procédure de remboursement par l’assurance ne peut être entamée qu’à cette condition.

Le montant des frais d’annulation sont les suivants (la date prise en compte est celle à laquelle ARCANSON a pris connaissance du désistement) :

- À 31 jours du départ et plus : 10 % du montant du séjour, avec un minimum de 30 € par personne.
- Entre 30 et 21 jours : 35 % du montant du séjour.
- Entre 20 et 14 jours : 50 % du montant du séjour.

- Entre 13 et 2 jours : 75 % du montant du séjour.
-
 La veille ou le jour du départ : 90 % du montant du séjour.

Le calcul des frais d'annulation est en fonction du jour d'annulation et non de l'heure.

Ces retenues seront remboursées par l'assurance - si vous en avez souscrit une – en cas d'annulation justifiée, déduction faite des frais forfaitaires, des frais d’inscription/dossier et du montant des assurances.

Les 10% du montant du séjour ou la somme forfaitaire de 30 € / pers. retenus en cas d’annulation à plus de 31 jours du départ ne sont pas couverts par l’assurance.

NB : Tout participant abrégeant un séjour, ne respectant pas les lieux, dates ou heures de rendez-vous, ne pourra prétendre à aucun remboursement, de même qu'une exclusion décidée par votre accompagnateur, pour niveau insuffisant ou non respect des consignes de sécurité.

Pour éviter ces frais, nous vous conseillons d’opter pour une couverture : ASSURANCE ANNULATION et/ou ASSISTANCE RAPATRIEMENT ET INTERRUPTION DE SEJOUR ET D'ACTIVITES. Cette(ces) prestation(s) supplémentaire(s) vous sera(seront) facturée(s) séparément. Ces contrats sont souscrits auprès d’ASSURINCO, spécialiste de l’assurance tourisme et loisirs.

Attention, ce contrat s'adresse uniquement aux personnes dont le domicile principal est situé en France, dans un autre pays de l’Union Européenne, ou en Suisse.
 

  • Assurance Annulation : 

La garantie de l’assuré prend effet dès son inscription et cesse lors de son départ. Les évènements garantis sont :
- Maladie, accident ou décès
- La mutation professionnelle, la suppression ou la modification des dates de congés payés du fait de l’employeur
- Vol des papiers d’identité
- …

Les frais d’annulation restant à votre charge vous seront remboursés par l’assureur, déduction faite de franchise, des frais de dossier, de visa, des taxes portuaires et aéroportuaires et du montant des assurances. Ils sont calculés en fonction de la date de constatation médicale ou de l’événement qui entraîne l’annulation.

Dans le cas d’une cause dénommée : une franchise de 30 € / pers. est déduite par l’assureur. Pour toute autre cause justifiée une franchise de 10 % s’applique avec un minimum de 50 € / pers. et de 150 € / dossier.

Dans les cas de mutation professionnelle, de la suppression ou modification des dates de congés payés par votre employeur, de vol de vos papiers d’identité dans les 4 jours précédant votre départ, une franchise de 100 € / personne est applicable.

Cas Particuliers concernant les voyages à l’étranger. Dans le cas d’un billet d’avion émis à l’avance, que ce soit à votre demande ou en raison de la politique de certaines compagnies aériennes pour certains types de tarif, il sera facturé des frais d’annulation égaux à 100 % du prix du billet, quelle que soit la date de l’annulation.
 

  • Assistance Rapatriement, Interruption d'Activité et de Séjour :

La garantie de l’assuré prend effet dès le départ du séjour et cesse lors du retour du voyage.

Les évènements garantis par notre contrat souscrit pour vous auprès d’Assurinco sont :
- les frais de recherche et secours en montagne jusqu’à un plafond de 10 000 €,
- le rapatriement avec assistance en cas d’atteinte corporelle grave,
- les frais médicaux complémentaires à l’étranger jusqu’à 75 000 €,
- l’assistance en cas de décès,
- l’avance sur caution pénale à l’étranger jusqu’à un plafond de 10 000 €,
- la prise en charge d’honoraires d’avocats à l’étranger jusqu’à un plafond de 5 000 €,
- un chauffeur de remplacement sous certaines conditions,
- l’interruption de séjour jusqu’à un plafond de 30 000 € / événement
- l’interruption d’activités jusqu’à 100 € / jour / maximum 3 jours.
- …

Les garanties détaillées et les exclusions sont portées sur le livret : "Assurance Annulation / Assistance Rapatriement et Interruption de séjour et d’activités / Contrat °4637" -  joint à votre dossier. Il est disponible sur simple demande ou en téléchargement en bas de cette page. 

Nous déclinons toute responsabilité en cas de difficulté avec votre assisteur si ses prestations ne couvrent pas les conditions ou les activités du voyage. Si des frais supplémentaires sont exposés de ce fait pour votre retour, nous nous réservons le droit de vous les facturer.

Vous devez au minimum être couvert pour l'« Assistance Rapatriement ». Si vous ne souscrivez pas à notre couverture, vous devez nous fournir une attestation d'assistance rapatriement et nous signer une décharge. Il est notamment important de vérifier que votre destination ne fait pas partie des pays exclus. Vérifiez également que vous possédez une garantie frais de recherche et secours avec un plafond suffisamment élevé.