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Comment réserver - Pour les séjours tout compris

Quand réserver ?

Le plus tôt possible, car ainsi vous êtes sûrs que votre inscription soit prise en compte et vous augmentez les chances de départ du séjour ou circuit en question. En effet, un séjour est assuré lorsqu'il y a suffisamment d'inscrits pour que le départ soit confirmé. Conformément à la loi, nous prenons une décision définitive 20 jours avant le départ pour un séjour dont la durée dépasse six jours et décision 7 jours avant le départ pour un séjour de six jours ou moins. Si le séjour est annulé, nous vous en avisons immédiatement et vous proposons plusieurs solutions de remplacement. Si aucune ne vous convient, vous serez remboursé intégralement.

Comment réserver ?

L'inscription est effective dès que nous recevons votre bulletin d'inscription signé accompagné d'un acompte de 35 % (à plus de 35 jours du départ) ou de la totalité du règlement (à moins de 35 jours). Attention ! N’adressez jamais de chèque seul sans bulletin d’inscription.

Sur ce bulletin d’inscription doit figurer le nom, le prénom, la date de naissance et l’adresse de chaque participant (même s'il s'agit de la même famille).

Pour les voyages à l'étranger, renseignez aussi le n° de passeport, la date de validité et le nom de famille exact figurant sur le passeport, pour chacun des participants. Vous pouvez aussi nous joindre une photocopie de cette pièce d’identité.

Pour vous inscrire, 2 alternatives :

Par internet :

Rendez-vous sur notre site : www.arcanson.com. Choisissez le circuit et votre date de départ, puis cliquez sur le bouton "Réserver" à côté de cette date. Remplissez alors le formulaire qui s'affiche, et choisissez votre mode de règlement :
- Carte bancaire : paiement en ligne sécurisé
(mode de règlement impératif pour toute inscription à moins de 15 jours du départ),
- Chèque français à l'ordre d'Arcanson : à nous envoyer par courrier,
- Chèques Vacances (pour les séjours en France uniquement) : à nous envoyer par courrier recommandé,
- Virement (frais à votre charge) : coordonnées disponibles en fin de formulaire.

Par courrier :

Remplissez un bulletin d'inscription et retournez-le nous par courrier, accompagné de votre règlement. Vous n’avez pas ce bulletin ? Nous pouvons vous le faire parvenir sur simple demande.
Toute inscription sur papier libre suppose que vous acceptiez nos conditions de vente. 

Confirmation de réservation :

À réception de votre fiche d'inscription et du règlement, nous traitons votre réservation.

Celle-ci vous sera confirmée par courrier électronique ou postal après vérification de l’encaissement du prix réglé et de la disponibilité des prestations à votre date de départ.
Si le séjour souscrit est complet et/ou indisponible, nous vous rembourserons l’intégralité des sommes versées.

Attendez cette confirmation pour acheter vos titres de transport.

Pour les séjours accompagnés, si vous venez en train, attendez que le séjour soit assuré pour prendre votre billet, puisque certains billets ne sont pas remboursables et/ou pas échangeables.

Conditions

ANNULATION

De notre part :

ARCANSON se réserve le droit d'annuler un séjour en cas d'insuffisance de participants (6 minimum, sauf cas particuliers précisés) ou par suite de conditions particulières qui risqueraient de compromettre le bon déroulement du séjour. En cas d'insuffisance de participants, ceux-ci seront prévenus dans un délai minimum de 21 jours. Il vous sera proposé plusieurs solutions de remplacement. Si aucune solution ne vous convient, vous serez remboursé intégralement.

De votre part :

Lorsque vous annulez et quelqu’en soit la raison, il est nécessaire de prévenir Arcanson, et votre assureur, le plus rapidement possible par téléphone et e-mail ou lettre.

L’annulation du séjour ne dispense pas du paiement intégral du prix du séjour ; toute procédure de remboursement par l’assurance ne peut être entamée qu’à cette condition.

Le montant des frais d’annulation sont les suivants (la date prise en compte est celle à laquelle ARCANSON a pris connaissance du désistement) :

- À 31 jours du départ et plus : 10 % du montant du séjour, avec un minimum de 60 €.
- De 30 à 21 jours : 35 % du prix du séjour.
- De 20 à 14 jours : 50 % du prix du séjour.

- De 13 à 7 jours : 75 % du prix du séjour.
-
À 6 jours du départ et moins : la totalité du montant du séjour.

Le calcul des frais d'annulation est fonction du jour d'annulation et non de l'heure.

Ces retenues seront remboursées par l'assurance - si vous en avez souscrit une – en cas d'annulation justifiée, déduction faite des frais forfaitaires, des frais d’inscription/dossier et du montant des assurances.

Les 10% du montant du séjour ou la somme forfaitaire de 60 € / pers. retenus en cas d’annulation à plus de 31 jours du départ ne sont pas couverts par l’assurance.

NB : Tout participant abrégeant un séjour, ne respectant pas les lieux, dates ou heures de rendez-vous, ne pourra prétendre à aucun remboursement, de même qu'une exclusion décidée par votre accompagnateur, pour niveau insuffisant ou non respect des consignes de sécurité.

Pour éviter ces frais, nous vous conseillons notre assurance multirisque : ANNULATION, FRAIS DE RECHERCHE ET SECOURS, ASSISTANCE RAPATRIEMENT, INTERRUPTION DE SEJOUR. Elle est facturée séparément (3,9 % du coût du voyage). Ce contrat d'assurance est souscrit auprès de MMA Europ Assistance.
Attention, ce contrat s'adresse uniquement aux personnes dont le domicile principal est situé en France, dans un autre pays de l’Union Européenne, ou en Suisse.

> Volet Annulation :

La garantie de l’assuré prend effet dès son inscription et cesse lors de son départ.

Les évènements garantis sont :
- Maladie, accident ou décès
- La mutation professionnelle, la modification ou le refus des dates de congés payés du fait de l’employeur
- Vol de la carte d’identité, du passeport
- …

Les frais d’annulation restant à votre charge vous seront remboursés par l’assureur, déduction faite de franchise, des frais de dossier, de visa, des taxes portuaires et aéroportuaires et du montant des assurances. Ils sont calculés en fonction de la date de constatation médicale ou de l’événement qui entraîne l’annulation.
Dans les cas de mutation professionnelle, de modification ou de refus des dates de congés payés, de vol de la carte d’identité ou du passeport, une franchise de 20 % est applicable avec un minimum de 30 € par personne.
Dans les autres cas, une franchise de 30 € par personne est déduite par l'assureur.

Cas Particuliers concernant les voyages à l’étranger
Dans le cas d’un billet d’avion émis à l’avance, que ce soit à votre demande ou en raison de la politique de certaines compagnies aériennes pour certains types de tarif, il sera facturé des frais d’annulation égaux à 100 % du prix du billet, quelle que soit la date de l’annulation.

> Volet Frais de Recherche et Secours, Assistance Rapatriement, Interruption de Séjour :

La garantie de l’assuré prend effet dès le départ du séjour et cesse lors du retour du voyage.

Les évènements garantis par notre contrat souscrit pour vous auprès d’Europ Assistance sont :
- les frais de recherche et secours en montagne jusqu’à un plafond de 15 300 €,
- le rapatriement avec assistance en cas d’atteinte corporelle grave,
- les frais médicaux complémentaires à l’étranger,
- l’assistance en cas de décès,
- l’avance sur caution pénale à l'étranger,
- la prise en charge d’honoraires d’avocats à l’étranger jusqu’à un plafond de 3 100 €,
- l’assistance en cas de perte ou vol de papiers,
- l’interruption de séjour jusqu’à un plafond de 8000 € par assuré,
- …

Les garanties détaillées et les exclusions sont portées sur le livret : Assistance – Annulation – Interruption de séjour Open Odyssée Vagabondages n° 58 223 429 joint à votre dossier.
Il est disponible sur simple demande ou en téléchargement en bas de la page.

Nous déclinons toute responsabilité en cas de difficulté avec votre assisteur si ses prestations ne couvrent pas les conditions ou les activités du voyage. Si des frais supplémentaires sont exposés de ce fait pour votre retour, nous nous réservons le droit de vous les facturer.

Si vous ne souscrivez pas à cette assurance multirisques, vous devez nous fournir une attestation d'assistance rapatriement et nous signer une décharge. Il est notamment important de vérifier que votre destination ne fait pas partie des pays exclus. Vérifiez également que vous possédez une garantie frais de recherche et secours avec un plafond suffisamment élevé.